Krijg je regelmatig e-mails waarin wordt voorgesteld om iets te bespreken of een afspraak in te plannen? Dan hoef je niet eerst een nieuwe agenda-afspraak te openen en alle informatie uit de e-mail handmatig over te nemen. Met Outlook kun je vanuit een e-mail direct een vergadering aanmaken. Zo plan je snel een afspraak, zonder onnodig heen en weer te klikken.
Zo maak je vanuit een e-mail een vergadering aan
Het aanmaken van een vergadering vanuit een e-mail is eenvoudig:
Open de e-mail waaruit je een vergadering wilt plannen.
Klik rechtsboven in de e-mail op de drie puntjes.
Kies Andere antwoorden en vervolgens Allen beantwoorden met vergadering.
Er wordt automatisch een nieuwe vergaderuitnodiging aangemaakt. Kies een datum en tijd en voeg eventueel een Teams-vergadering toe.
Controleer de gegevens en klik op Verzenden.
De afzender en eventuele andere ontvangers van de oorspronkelijke e-mail worden automatisch als deelnemers toegevoegd. Ook wordt de inhoud van de e-mail meegenomen in de uitnodiging. Hierdoor beschikken alle deelnemers direct over de context van het gesprek.
Waarom is deze Outlook-functie handig?
Met deze functie hoef je informatie uit een e-mail niet opnieuw over te nemen in je agenda. Dat bespaart tijd en verkleint de kans dat belangrijke informatie wordt vergeten of verkeerd wordt overgenomen.
Bovendien blijft de oorspronkelijke e-mail gekoppeld aan de afspraak. Zo kun je de aanleiding en eerdere communicatie eenvoudig terugvinden wanneer dat nodig is.
Kortom: een kleine Outlook-functie die je helpt om sneller en overzichtelijker afspraken in te plannen.
Meer handige Microsoft 365-tips?
Outlook zit vol met handige functies die je kunnen helpen om slimmer en efficiënter te werken. Met kleine aanpassingen in je dagelijkse werkwijze kun je al snel tijd besparen.
Wil je ontdekken welke Microsoft 365-mogelijkheden jouw organisatie nog meer kan helpen? Pijl solutions helpt je graag op weg. Neem gerust contact met ons op!
Bij Pijl solutions
Jeffrey heeft inmiddels jarenlange ervaring als Software Consultant bij Pijl solutions. Hij helpt klanten om alles uit hun software te halen om zo bedrijven te laten groeien door ICT.